Börja med problemet, inte med AI

Därför fastnar verktygsdrivna projekt

När ett projekt börjar med ett produktval handlar arbetet om att få verktyget att passa. De som utför arbetet har aldrig fått frågan om vad som saktar ner dem, och resultatet blir ofta ett kompetent verktyg som få använder.

Att börja i arbetsflödet vänder på det. Då ser man vart tiden faktiskt går, vilka steg som upprepas, var information matas in på nytt och var beslut väntar på någon annan.

En enkel ordning som fungerar

Vi använder samma ordning oavsett organisationens storlek eller ambition.

• Beskriv arbetsflödet som det ser ut idag, inte som processdokumentet säger.
• Mät friktionen: volym, väntetid, omarbete, manuell inmatning, felfrekvens.
• Skilj på orsakerna: otydligt ägarskap, saknad information, splittrade system, repetitivt manuellt arbete.
• Först därefter: processförändring, automation, en assistent, ett litet internt verktyg eller ingenting.
• Välj en avgränsad pilot med tydligt mått och ett slutdatum.

När svaret inte är AI

Vissa processer är långsamma för att två team äger samma steg, för att godkännanden är otydliga eller för att data ligger spridd. AI ovanpå det ger snabbare förvirring.

Att ta bort ett steg, enas om en informationskälla eller ändra vem som gör vad är ofta snabbare, billigare och mer hållbart än någon modell.

Så ser ett bra resultat ut efter tre månader

Ett bra resultat är odramatiskt: ett arbetsflöde är mätbart snabbare eller mindre felbenäget, människor använder förändringen utan påminnelser, och ni vet vad ni ska prova härnäst.

Det är hela poängen med att börja i problemet. Ni får underlag i stället för entusiasm.